Conditions d’utilisation

Les outils de collaboration du GC (outils du GC) sont conçus pour vous fournir les renseignements dont vous avez besoin et vous mettre en communication avec les personnes avec lesquelles vous devez travailler à l’échelle du gouvernement du Canada (GC). Ils comprennent les plateformes suivantes : GCÉchange, GCConnex, GCCollab, GCPédia et GCWiki.

Qui peut accéder à GCÉchange et à d’autres outils du GC? 

GCÉchange a été conçu pour tous les fonctionnaires. Les fonctionnaires inscrits au moyen d’un processus d’inscription sécurisé, ou ceux qui sont inscrits par l’entremise de leur ministère, ont accès à la plateforme. 

Les outils du GC, y compris GCÉchange, GConnex et GCPédia, sont destinés à être utilisés exclusivement par les fonctionnaires du gouvernement fédéral. En revanche, GCCollab et GCWiki sont conçus pour une collaboration plus vaste et peuvent être consultés par des utilisateurs externes comme d’autres ordres de gouvernement, des universitaires et d’autres intervenants. L’accès à ces outils externes se fait sur invitation ou en s’inscrivant auprès d’un établissement reconnu. Tous les utilisateurs, quel que soit leur rôle, doivent respecter ces conditions d’utilisation.

Interagir avec les outils du GC 

Soyez respectueux et assurez-vous que votre contenu est professionnel et adapté à l’endroit où il est publié sur les plateformes. Une bonne approche consiste à traiter la communication sur les outils du GC de la même façon qu’une réunion ou un courriel professionnel. 

N’oubliez pas que vous êtes responsable de vous comporter conformément au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et à la Directive sur les conflits d’intérêts en tout temps. Si vous cherchez des exemples ou de plus amples renseignements sur l’utilisation acceptable des outils du GC, veuillez consulter la Politique sur les services et le numérique et la Directive sur les services et le numérique, qui fournissent des exemples de l’utilisation acceptable (annexe A) et de l’utilisation inacceptable (annexe B) des réseaux et des appareils.

Si vous croyez qu’un utilisateur agit de façon inappropriée ou souhaite signaler un contenu inapproprié, veuillez communiquer avec nous. L’équipe des outils du GC se réserve le droit de supprimer tout contenu qu’elle juge inapproprié ou d’interdire la participation d’un utilisateur. 

Création et collaboration sur le contenu 

Les outils du GC sont destinés à la communication et à la collaboration. Les utilisateurs doivent connaître leurs obligations concernant la catégorisation de sécurité du contenu qu’ils partagent ou créent. À moins d’indication contraire d’une collectivité, tout le contenu sur nos plateformes devrait être non classifié. Veuillez consulter la Directive sur la gestion de la sécurité (E.2) et la Norme sur la catégorisation de sécurité (J.2) pour obtenir des renseignements sur la catégorisation de sécurité. 

Responsabilité et propriété des renseignements 

Tous les utilisateurs sont responsables du contenu qu’ils partagent ou créent sur les plateformes des outils du GC. Bien que des efforts soient déployés pour maintenir la sécurité, chaque utilisateur est responsable de l’information qu’il fournit. Par conséquent, on s’attend à ce que les utilisateurs fassent preuve de prudence lorsqu’ils échangent des renseignements et à ce qu’ils veillent à la conformité aux politiques et aux protocoles ministériels en matière de sécurité, de protection des renseignements personnels et de gestion de l’information. 

Les utilisateurs sont assujettis aux instruments de politique du GC et du Ministère en matière de protection des renseignements personnels. Avant de partager ou de divulguer des renseignements, les utilisateurs doivent s’assurer qu’ils ont le pouvoir légal de le faire et que ces échanges ou divulgations sont conformes aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou créés.

Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP)

Les outils du GC ne doivent pas être utilisés comme dépôt de documents, mais plutôt comme environnement de partage. Il est impératif de respecter ce principe, surtout lorsqu’on examine les demandes faites en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La propriété des documents et leur gestion doivent être conformes aux politiques et aux procédures ministérielles de gestion de l’information. 

Pour en savoir plus sur la gestion de l’information, veuillez consulter l’Orientation à l’intention des employés fédéraux : rudiments de la gestion de l’information – Canada.ca.

Votre vie privée et les outils du GC 

Tous les renseignements personnels que vous choisissez de partager dans les outils du GC ne doivent être liés qu’à vos fonctions de fonctionnaire, et les points de vue ou les opinions exprimés doivent être liés à l’exercice de ces fonctions et être communiqués dans le cadre de votre emploi. Nous nous engageons à respecter votre vie privée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques connexes. Pour en savoir plus, lisez l’énoncé de confidentialité.

Sensibilisation à la sécurité 

Les utilisateurs doivent demeurer vigilants en ce qui concerne la nature délicate des renseignements qu’ils manipulent dans les outils du GC. Les utilisateurs sont invités à se familiariser avec les pratiques et les lignes directrices en matière de sécurité afin d’assurer le traitement approprié de l’information. 

Pour de plus amples renseignements sur la détermination et le marquage des renseignements de nature délicate, veuillez consulter : 

• Conseils sur les contrôles de sécurité 
• Directive sur la gestion de la sécurité – Annexe J : Norme sur la catégorisation de la sécurité

Sécurité des outils du GC

Nous surveillons régulièrement le trafic sur le réseau afin de repérer les tentatives non autorisées de télécharger ou de modifier des renseignements, ou de causer d’autres dommages. Nous faisons le suivi des renseignements sur le trafic sur le réseau, p. ex., l’adresse IP (protocole Internet) de chaque appareil, la date et l’heure des visites, et les pages visitées. Ces renseignements peuvent être utilisés pour mener une enquête si l’on tente d’endommager le site. Nous ne faisons aucune tentative pour établir un lien entre l’information et l’identité des personnes, à moins qu’une tentative d’endommager le site ait été détectée.

La catégorisation de sécurité en un coup d’œil 

Non classifié 

Renseignements non sensibles dont la divulgation ne risquerait vraisemblablement pas de causer un préjudice. 

Exemples : demandes d’achat, contrats, inventaires, documentation sur l’entreprise et les produits et correspondance générale, manuels sur la politique et les procédures contenant des renseignements généraux, politique et renseignements généraux. 

Protégé A  

(Cote de fiabilité avec besoin de savoir requis) Renseignements de nature délicate dont la divulgation non autorisée pourrait vraisemblablement causer un préjudice (perte de la vie privée, embarras) à une personne, à une organisation ou au gouvernement. 

Exemples : date de naissance, adresse personnelle et numéro de téléphone, contrats et appels d’offres, salaire exact, lettres d’offre, code d’identification de dossier personnel (CIDP). 

Protégé B 

(Cote de fiabilité avec besoin de savoir requise) Renseignements de nature délicate dans l’intérêt non national dont la divulgation non autorisée pourrait vraisemblablement causer un préjudice (traitement préjudiciable, perte de réputation ou d’avantage concurrentiel) à une personne, à une organisation ou au gouvernement. 

Exemples : secret professionnel, négociations contractuelles, présentations au Conseil du Trésor, à moins que le contenu n’indique le contraire, évaluations du rendement et références de moralité, informations recueillies au cours d’une enquête, dossiers criminels, médicaux, psychiatriques ou psychologiques. 

Gérer efficacement votre contenu 

Les outils du GC sont plus efficaces lorsqu’ils facilitent la collaboration ouverte, ce qui permet aux utilisateurs de fournir du contenu précieux au profit de leurs collègues. 

Toutefois, il est essentiel de comprendre que les outils du GC ne sont pas destinés à servir de référentiel ministériel officiel ou de système de gestion des documents et des dossiers électroniques (SGDDE). Par conséquent, tout le contenu créé et partagé au sein de ces plateformes devrait être considéré comme éphémère.

Le contenu des sites SharePoint de la collectivité GCÉchange et des canaux Teams sera supprimé après deux ans d’inactivité depuis la dernière modification. Le contenu des bacs de recyclage communautaires de GCÉchange sera supprimé de façon permanente après 93 jours. Les séances de clavardage dans Microsoft Teams entre employés seront supprimées six mois après leur publication.

Il incombe aux utilisateurs de s’assurer que les informations ayant une valeur opérationnelle sont conservées dans leur SGDDE ministériel ou dans un autre dépôt ministériel désigné pour la gestion des informations ayant une valeur opérationnelle. Les outils du GC n’assument pas la responsabilité des données téléchargées ou créées dans la plateforme. Chaque institution est responsable du contenu, y compris du traitement des demandes d’accès à l’information, qui lui est associé. Les documents partagés sur les outils du GC doivent principalement être des ébauches de travail ou des copies de documents officiels. 

Pour s’assurer que l’utilisation des outils de collaboration du GC est conforme à la Directive sur le gouvernement ouvert, les utilisateurs sont encouragés à envisager de structurer les données de manière à ce qu’elles soient prêtes à être diffusées au public, même lorsque le contenu est d’abord partagé dans l’un des outils avec un accès limité. 

Pour en savoir plus sur la gestion de l’information, veuillez consulter : 

• Orientation à l’intention des employés fédéraux : rudiments de la gestion de l’information – Canada.ca 

Respecter les langues officielles du Canada 

Nous respectons la Loi sur les langues officielles (LLO) et nous nous engageons à fournir toutes les fonctionnalités des outils du GC dans les deux langues officielles conformément à la Politique sur les langues officielles et aux instruments de politique connexes, y compris la Directive sur les langues officielles pour les communications et services, la Directive sur l’application du Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestation des services et la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes.

Les outils du GC visent à favoriser la collaboration interministérielle et, par conséquent, lorsque vous affichez du contenu, vous devez tenir compte de votre rôle au sein de votre organisation, de vos responsabilités professionnelles et de votre public cible. Nous recommandons que le contenu officiel et le contenu destiné à une vaste diffusion soient fournis dans les deux langues officielles. 

Les collectivités et les groupes officiels doivent veiller à ce que le contenu final publié et le contenu provisoire destiné à la collaboration soient disponibles dans les deux langues officielles (français et anglais) et conformes aux exigences linguistiques applicables énoncées dans la Loi sur les langues officielles et les directives connexes. Le contenu provisoire à titre d’information seulement dans l’esprit de travailler dans le cadre d’un processus ouvert par défaut et transparent ne peut pas être classé comme « des instruments de travail d’usage courant et généralisé ».

La Loi sur les langues autochtones, qui est entrée en vigueur en juin 2019, appuie et favorise l’utilisation des langues autochtones. Toutefois, contrairement à la LLO, les institutions fédérales ont toute latitude pour traduire ou non le contenu publié dans les langues autochtones.

Politique sur les communications et l’image de marque et Loi sur le droit d’auteur

Toute information que vous publiez est assujettie à la Politique sur les communications et l’image de marque et à la Loi sur le droit d’auteur. 

Notre engagement à l’égard de l’accessibilité 

Nous respectons la Loi canadienne sur l’accessibilité et nous sommes déterminés à atteindre une norme élevée d’accessibilité telle que définie dans la Norme sur l’accessibilité des sites Web et la Norme sur l’optimisation des sites Web et des applications pour appareils mobiles. Nous vous encourageons à rendre votre contenu aussi accessible que possible. 

Les groupes officiels et les collectivités – c’est-à-dire les groupes et les collectivités soutenus par des fonds gouvernementaux et des dirigeants officiels – doivent s’assurer que tout le contenu final et le contenu provisoire aux fins de collaboration respectent les normes d’accessibilité applicables au moment de la diffusion d’une plateforme. Nous encourageons fortement les groupes officiels et les collectivités à produire des ébauches de contenu à des fins d’information qui respectent les normes d’accessibilité.

Pour obtenir des renseignements sur la façon de rendre votre contenu accessible, veuillez consulter : 

• Trousse d’information sur l’accessibilité numérique 

Votre équipe des outils du GC 

Les outils du GC sont l’espace de travail numérique officiel du GC. L’équipe des outils du GC est là pour vous aider si vous avez des questions générales ou des problèmes techniques, veuillez communiquer avec nous.